Die Bedeutung der E-Rechnung in der Europäischen Union und Deutschland

Ab wann ist die e-Rechnung Pflicht?

In den letzten Jahren hat die E-Rechnung in der Europäischen Union erheblich an Bedeutung gewonnen. Sie verbessert die Effizienz und Nachhaltigkeit in der Warenwirtschaft. Auch in Deutschland hat die Entbürokratisierung diesem Thema neuen Schwung verliehen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles Wichtige über die E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist gemäß der EU-Norm 16931 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe, wie sie bei Papier- oder PDF-Rechnungen notwendig sind. Der gesamte Prozess von der Erstellung bis zur Bezahlung der Rechnung erfolgt somit digital.

Rechnungsinhalte werden dabei mithilfe eines XML-Datensatzes übermittelt, der ausschließlich maschinell verarbeitet werden kann. Für eine bessere Lesbarkeit können jedoch rechnungsbegleitende Unterlagen und Informationen beigefügt werden, wie beispielsweise beim ZUGFeRD-Format.

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Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Viele denken bei einer E-Rechnung an eine PDF-Datei. In Deutschland wird der Begriff oft so verwendet, da PDF-Rechnungen elektronisch erstellt und per E-Mail versendet werden. Allerdings entspricht eine PDF-Rechnung nicht der EU-Norm, da sie keine strukturierten Daten enthält, die für eine automatisierte Verarbeitung notwendig sind.

Mit dem neuen Bundesratsbeschluss zur Steuervereinfachung wird ab 2025 ein strukturiertes Datenformat auch in Deutschland verpflichtend. PDF- oder Papier-Rechnungen werden dann nicht mehr als E-Rechnung anerkannt.

Wer muss E-Rechnungen schreiben?

Derzeit müssen nur Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden zusammenarbeiten (B2G), E-Rechnungen im XML-Format erstellen und übermitteln. Ab dem 01. Januar 2025 wird dies auch für inländische Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

Welche Rechnungsformate sind möglich?

Für den strukturierten Austausch von Rechnungsdaten gibt es verschiedene Formate, darunter:

  • XRechnung: Standardformat in Deutschland für den Versand von E-Rechnungen nach EU-Norm 16931.
  • ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das maschinenlesbare XML-Daten in eine PDF/A-3 Datei einbettet.
  • EDI: Ein älteres Format für den elektronischen Datenaustausch, das eine spezielle Schnittstelle erfordert.
  • UBL und CII: Weitere Formate für den internationalen Austausch.

Vorteile der E-Rechnung

Eine vollständige Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:

  • Reduzierung manueller Eingaben und Fehler
  • Schnellere Prozesse und pünktlichere Zahlungen
  • Vereinfachter Rechnungsaustausch und Compliance
  • Flexibleres Arbeiten durch ortsunabhängige Bearbeitung
  • Enorme Platzersparnis und bessere Auffindbarkeit
  • Kosteneinsparungen bei Papier, Druck, Porto und Lagerkosten
  • Verbesserung der Nachhaltigkeit und des CO2-Abdrucks

Besonders hervorzuheben sind die Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen durch den Einsatz von E-Rechnungen zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten pro Rechnung. Laut einer Studie der Deutschen Bank Research/Billentis beträgt das Einsparpotenzial 11,60 Euro pro Rechnung – die Umstellung lohnt sich also für die meisten Firmen.