Jahresabschluss in Sage 50 (connected): Teil 2 – DATEV-Export ohne Stolperfallen

Wer den Jahresabschluss vorbereitet, kommt früher oder später an den Punkt: Daten raus – aber bitte so, dass der Steuerberater sie direkt weiterverarbeiten kann. In Teil 2 geht es deshalb um den Export von Buchungen und Kontenbeschriftungen im DATEV-Format – und um die typischen Details, die in der Praxis gern übersehen werden.

Wichtig vorab: Sage 50 überträgt die Daten nicht automatisch an DATEV oder den Steuerberater. Es werden Exportdateien erzeugt, die Sie anschließend z. B. per E-Mail oder Datenträger weitergeben.

Schritt A: Export der Kontenbeschriftungen

1) Assistent starten – der richtige Menüpfad

In Sage 50 finden Sie den Exportassistenten hier:
DIENSTE → EXPORTFUNKTION → „Buchungen und Kontenbeschriftungen nach DATEV exportieren“

Dann im Assistenten: „Kontenbeschriftungen“ auswählen.

2) EAR vs. FIBU: welche Selektionsparameter wirklich auftauchen

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Mandantenarten:

• FIBU-Mandant: Sie wählen Wirtschaftsjahr und können gezielt festlegen, ob z. B. Sachkonten, Debitoren und Kreditoren exportiert werden sollen.

• EAR-Mandant: Debitoren-/Kreditorenkonten gibt es in dieser Form nicht – deshalb gibt’s diese Auswahl im Assistenten auch nicht. Sie wählen im Wesentlichen das Wirtschaftsjahr.

3) „Weitere Optionen“: hier entscheidet sich, ob DATEV den Import mag

Im nächsten Schritt werden grundlegende Parameter für die DATEV-Schnittstelle abgefragt (z. B. Beraternummer, Mandant, Datenformat etc.). Sage weist ausdrücklich darauf hin: Diese Einstellungen sind für den Import in die DATEV-Software relevant und sollten mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Ein Praxisdetail, das oft Zeit kostet, wenn man es übersieht:
✅ Das Zielverzeichnis muss leer sein, sonst kann der Export scheitern.

4) Protokoll richtig lesen: 40-Zeichen-Warnung ist meist harmlos

Nach dem Export erhalten Sie ein Protokoll. Bei Warnungen/Fehlern: prüfen.

Typischer „Schreckmoment“: Kontenbezeichnungen werden beim Export auf 40 Zeichen begrenzt. Sage nennt das als Warnung – und sagt gleichzeitig: Wenn es nur darum geht, dass lediglich die ersten 40 Zeichen übertragen wurden, kann man diese Warnungen in der Regel ignorieren.

🚫 Aber: Bei echten Fehlern im Protokoll sollen die Daten nicht weitergegeben werden – erst klären.

Schritt B: Export der Kontenbewegungen (Buchungen)

5) Gleicher Assistent, anderer Exportbereich

Start wie oben über DIENSTE → EXPORTFUNKTION … und im Assistenten diesmal:
„Kontenbewegungen (Buchungen)“ auswählen.

Dann: „Selektion neu ausführen“ – damit Sie die Exportparameter aktiv prüfen und setzen.

6) Der häufigste Grund für „fehlende Buchungen“ beim Steuerberater

Sage formuliert es sehr deutlich: Wenn Buchungen beim Steuerberater fehlen, liegt das meist an falschen Selektionsparametern.

Besonders kritisch ist z. B. die Option:

• „Nur importierte Buchungen exportieren“ → dann würden manuell erfasste Buchungen beim Export übergangen.

Zusätzlich wichtig (EAR & FIBU):
Wenn der Steuerberater das Vorjahr schon gebucht hat, können z. B. Saldovorträge bereits vorliegen und sollten nicht noch einmal exportiert werden – auch das gehört in die Abstimmung.

Extra in FIBU-Mandanten: Sie können den Buchungsbereich wählen: Stapel, Dialog oder Beide. Für eine vollständige Übergabe wählen Sie laut Anleitung „Beide Bereiche“.

7) Nach dem Export: Protokoll + Primanotaliste sichern

Nach dem Export bietet Sage an:

• das Exportprotokoll anzuzeigen (relevant vor allem bei Fehlern), und

• eine Primanotaliste anzeigen zu lassen: Dort stehen alle Kontenbewegungen, die in die DATEV-Dateien geschrieben wurden – wichtig für den Abgleich mit dem Steuerberater, daher speichern/ausdrucken.

8) Dateien weitergeben – am besten „ordentlich verpackt“

Die Exportdateien liegen anschließend im gewählten Verzeichnis. Danach klären Sie mit dem Steuerberater, wie die Übergabe erfolgen soll. Wenn E-Mail gewünscht ist: Ordner als ZIP bündeln und als Anhang senden.

Mini-Checkliste: DATEV-Export in Sage 50 (Teil 2)

✅ Kontenbeschriftungen exportiert (separat)
✅ Buchungen exportiert (separat)
✅ Zielordner war leer
✅ Selektionsparameter geprüft (besonders „nur importierte Buchungen“)
✅ In FIBU: Buchungsbereich passend gewählt (oft „Beide“)
✅ Protokolle geprüft, Primanotaliste gespeichert/gedruckt
✅ Dateien strukturiert (ZIP) an Steuerberater übergeben

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