E-Rechnung in Sage 50c: Rechnungsbegründende Dokumente als Anlage übermitteln (ZUGFeRD/XRechnung)

Manchmal reicht die eigentliche Rechnung nicht aus: Der Rechnungsempfänger verlangt zusätzlich rechnungsbegründende Dokumente – z. B. Vertrag, Leistungsnachweis, AGB oder eine Auftragsbestätigung.
Mit Sage 50c können Sie solche Unterlagen als elektronische Anlage in die E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) übernehmen – sauber dokumentiert, ohne zusätzlichen Mail-Anhang.

Voraussetzung: Funktion „E-Rechnung / ZUGFeRD“

Die Funktion „E-Rechnung / ZUGFeRD“ steht Ihnen in Sage 50c ab Ausgabe 2021.1.4 (je nach Derivat) zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt: Dokumente im Belegarchiv hinzufügen und als E-Rechnungs-Anlage markieren

1) Vorgang speichern und schließen

Speichern Sie die Rechnung (bzw. den Vorgang) zunächst und schließen Sie diesen, sodass Sie wieder in der Vorgangsliste sind.

2) Belegarchiv öffnen

Öffnen Sie das Belegarchiv über:
Bearbeiten → Beleg archivieren/anzeigen… (Taste F6)

Screenshot-Platzierung: optional (wenn du den Wechsel ins Belegarchiv zeigen willst)

3) Falls bereits ein Dokument vorhanden ist: neue Seite einfügen

Ist bereits ein Dokument im Belegarchiv hinterlegt, fügen Sie für jedes weitere Dokument zunächst eine neue (leere) Seite hinzu.

Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf das Symbol zum Einfügen einer neuen Seite.

Anschließend bestätigen Sie die Rückfrage mit „Ja“.

4) Dokument importieren (z. B. PDF)

Fügen Sie das gewünschte Dokument (z. B. ab Seite 2) über das Menü Datei hinzu – typischerweise per PDF-Datei importieren.

Gut zu wissen:

• Neben PDF können auch verschiedene Bildformate hinzugefügt werden.

• Alternativ lassen sich Dokumente auch direkt vom Scanner einlesen.

• Wenn Sie mehrere Dateien anhängen möchten: Pro Datei zuerst eine neue Seite anlegen, dann importieren.

5) Dokument als E-Rechnungs-Anlage kennzeichnen

Damit das hinzugefügte Dokument als Anhang der E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) übernommen wird, öffnen Sie die Eigenschaften des Dokuments:
Datei → Eigenschaften

Im Dialog Belegeigenschaften setzen Sie den Haken bei:
„Dokument als elektronisch verarbeitbare Anlage den Rechnungsstammdaten von E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) hinzufügen.“

Optional können Sie hier auch den Anhangdateinamen anpassen.

Bestätigen Sie anschließend mit OK, schließen Sie das Belegarchiv und speichern Sie die Änderung.

Wichtiger Hinweis zur Sichtbarkeit

Bitte beachten Sie:
Die Dokument(e) werden nicht auf dem Ausdruck der Rechnung angezeigt. Sie werden ausschließlich dem maschinell verarbeitbaren Teil der elektronischen Rechnung als Anlage hinzugefügt.

Mehrere Anlagen? Kein Problem.

Sie können auf demselben Weg weitere Dokumente hinzufügen, solange sie dem Vorgang im Belegarchiv zugeordnet sind.
Wenn ein Dokument nicht (mehr) als elektronische Anlage übermittelt werden soll, entfernen Sie einfach den oben genannten Haken in den Eigenschaften.

Noch ein Hinweis zum aktuellen Stand

Rechnungsbegründende Dokumente können nach derzeitigem Stand in Sage 50 nicht eingelesen werden.
(Heißt in der Praxis: Die hier beschriebenen Anlagen können übermittelt werden – ein automatisches „Einlesen/Interpretieren“ solcher Belege als strukturierte Eingangsbelege ist derzeit nicht Bestandteil des Funktionsumfangs.)

Tipp zum Abschluss

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten des Belegarchivs finden Sie in der Programmhilfe (F1) oder in der Wissensdatenbank.

Oder Sie nehmen den ganz kurzen Weg: kontakt@aribis.de